Externe Vertrauensperson: OBSECOM betreut interne Meldestellen nach HinwSchG

Laut Hinweisgeberschutzgesetz (HinwSchG) haben Unternehmen mit 50 oder mehr Beschäftigten ein System für die Entgegenname von Hinweisen einzurichten. Entsprechende Meldekanäle können intern betrieben oder von Dritten bereitgestellt werden. Die OBSECOM GmbH betreut als externe Vertrauensperson Ihre interne Meldestelle nach Hinweisgeberschutzgesetz und stellt Ihnen ein Mitteilungsportal für die Entgegenname von Hinweisen zur Verfügung.

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Pflichten für Unternehmen nach dem HinwSchG

Das HinwSchG soll hinweisgebende Personen vor ungerechtfertigter Benachteiligung wie Kündigung, Abmahnung, Versagung einer Beförderung oder Mobbing schützen, wenn diese Hinweise zur Aufdeckung von Missständen und Rechtsverstößen in Unternehmen geben. Unternehmen mit 50 oder mehr Beschäftigten sind nach dem HinwSchG verpflichtet, eine interne Stelle zur Annahme und Bearbeitung von Hinweisen einzurichten und zu betreiben. Hinweisgebenden muss die Möglichkeit gegeben werden, ihre Hinweise in Textform oder mündlich abzugeben. Eingegangene Meldungen sind vertraulich zu bearbeiten. Das HinwSchG sieht für die Bearbeitung solcher Meldungen einen Prozess mit Fristen, Informations-, Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten für die Meldestelle vor. Versäumen Unternehmen die Einrichtung und den Betrieb einer internen Meldestelle, so kann dies als Ordnungswidrigkeit mit Bußgeld bis zu 20.000 EUR bestraft werden.

Hinweisgeber und Vertrauensperson

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Die OBSECOM GmbH als unabhängige externe Vertrauensperson für Ihren internen Meldekanal

Für den Betrieb einer internen Meldestelle sind Vertrauenspersonen zu benennen. Zu den Aufgaben der Vertrauensperson gehören:

  • Betrieb des Meldekanales für die interne Meldestelle des Unternehmens;
  • Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen von Hinweisgebern. Dies beinhaltet die Eingangsbestätigung und Rückmeldungen an Hinweisgeber sowie die Prüfung der Hinweise auf den Anwendungsbereich des HinwSchG und eine Prüfung der Stichhaltigkeit von Meldungen;
  • Kontakt halten mit den hinweisgebenden Person und beschaffen weiterer Informationen;
  • Bearbeitung von Hinweisen und Führen der Verfahren entsprechend der Vorgaben des HinwSchG;
  • Vertraulichkeit und Identität schützen;
  • Ergreifen von angemessenen Folgemaßnahmen und ggf. Verweis an andere zuständige Stellen

Laut Erwägungsgründen der EU Richtlinie 2019/1937 und der Gesetzesbegründung des HinwSchG können die Compliance-Abteilung, Integritätsverantwortliche, Auditverantwortliche oder Datenschutzbeauftragte geeignete Vertrauenspersonen für den Betrieb einer internen Meldestelle sein. Um ihre Aufgaben ausführen zu können, sollen Vertrauenspersonen angemessen geschult sein und juristischen Sachverstand haben. Damit die Arbeit der Vertrauenspersonen sichergestellt werden kann, sollen diese für einen längeren Zeitraum bestellt werden, bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig sein und nach dem HinwSchG gegen Suspendierung, Kündigung oder vergleichbare Repressalien im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung geschützt werden.

Die OBSECOM GmbH betreibt Ihre interne Meldestelle und stellt eine unabhängige externe Vertrauensperson für den Betrieb Ihres Meldekanals nach dem HinwSchG.

Unsere Dienstleistungen:

Kurzbeschreibung:

OBSECOM hostet die Meldeplattform und das Modul zur Hinweisbearbeitung und erfüllt ergänzend die Aufgaben als unabhängige externe Vertrauensperson für Ihren internen Meldekanal.

Dienstleistungen:
  • Bereitstellung von Online-Mitteilungsportal und Modul zur Hinweisbearbeitung;
  • Bereithalten leicht zugänglicher Informationen für Beschäftigten zum internen Meldeverfahren und externen Meldestellen;
  • Entgegennahme von Hinweisen über Meldungsportal und Service-Rufnummer;
  • Bearbeitung von Hinweisen gemäß den gesetzlichen Vorgaben;
  • Einhalten von Fristen und Sicherstellen von Informations-, Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten;
  • Veranlassen von Folgemaßnahmen;
  • Vorlagen und Formulare;
  • Mehrsprachigkeit aller Text: Deutsch, Englisch, Französisch, Japanisch
  • Berichterstattung und jährlicher Tätigkeitsbericht.
Laufzeit:

Lizenzabonnement Modul zur Hinweisbearbeitung und Bestellung der externen Vertrauensperson für 1 Jahr mit automatischer Verlängerung.

Preise:

Basisgebühr Meldungsportal und externe Vertrauensperson: 79 EUR/Monat. Variabler Anteil: Auslagen und Hinweisbearbeitung nach Aufwand.

Abrechnung:

Abrechnung der Basisgebühren jährlich im Voraus. Abrechnung des variablen Anteils jeweils zum Monatsende

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Gerne erstellen wir Ihnen ein unverbindliches Angebot für unsere Dienstleistungen als unabhängige externe Vertrauensperson. Kontaktieren Sie uns jetzt und fordern Sie unser unverbindliches Informationspaket an.


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Das Hinweisgebersystem der OBSECOM GmbH

Mit dem Modul zur Hinweisbearbeitung Schritt für Schritt HinwSchG-konform:

Mit dem Hinweisgebersystem der OBSECOM GmbH behalten Sie den Überblick über alle eingegangenen Meldungen. Das System unterstützt Sie bei der Meldungsbearbeitung und der Einhaltung gesetzlicher Pflichten beim Betrieb Ihrer internen Meldestelle.



Kennenlernen
Entgegennahme anonymer und personalisierter Hinweise. Bereitstellen eines Mitteilungsportals für die Kommunikation zwischen hinweisgebender Person und Meldestelle.

 

Audit
Workflows und Prozesssteuerung: fristgerechter Versand von Eingangsbestätigungen und Rückmeldungen an hinweisgebende Personen.

 

Bericht
Gesetzeskonformen Dokumentation: Nachweisführung von Einwilligungen zum Anlegen von Niederschriften oder der Offenlegung von Identitäten.
Umsetzung
Veranlassen von Folgemaßnahmen und Dokumentation der Weitergabe von Informationen an externe Stellen.

 

Betreuung
Berichterstattung über Hinweise in zusammengefasster und anonymisierter Form. Löschregeln zur Aufbewahrung von Meldungen gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

 

Betreuung
Sicherheit: Schutz der Identität von hinweisgebenden Personen.

 

Hohe Sicherheitsstandards

Die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der im Hinweisgebersystem erfassten Informationen ist durch Maßnahmen zur Datensicherheit gewährleistet. Unter anderem:

  • Schwachstellen- und Penetrationstests werden regelmäßig ausgeführt und Optimierungen implementiert;
  • Firewalls schotten Server und Netzwerk gegen ungewollte Zugriffe von außen ab;
  • Einsatz dynamischer Firewall-Regeln zur Einbruchserkennung;
  • Verschlüsselung:
    • Datenverbindungen über das Internet sind mit HTTPS verschlüsselt;
    • Dateien und Informationen in Ruhelage und Transit sind durch Verschlüsselung gesichert;
    • Symmetrische und asymmetrische Schlüsselverfahren (Private-Public-Key) werden eingesetzt;
    • Hinweisbezogener Verschlüsselung verhindert Zugriff auf Fallakten durch unbefugte Dritte;
  • Überwachung der Verfügbarkeit von Servern;
  • Virenscan sämtlicher Dateien und Dokumente vor Import in das System;
  • Regelmäßige Datensicherungen;
  • Server werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren mit ISO 27001 Zertifizierung gehostet.
  • DS-GVO konformer Datenschutz wird durch die Datenschutzexperten der OBSECOM GmbH sichergestellt.

Weitere Informationen zum Sicherheitskonzept des Hinweisgebersystems finden Sie in unserem Hinweisgeber Whitepaper.


Unsere Dienstleistungen:

Kurzbeschreibung:

OBSECOM hostet das Mitteilungsportal und das Modul zur Hinweisbearbeitung. Sie benennt eigene Vertrauenspersonen und betreiben Ihren internen Meldekanal auf der OBSECOM Plattform.

Dienstleistungen:
  • Online-Mitteilungsportal und Modul zur Bearbeitung von Hinweisen;
  • Sichere Plattform für die Annahme von Hinweisen, Dokumentation und Prozessteuerung;
  • Vorlagen und Formulare;
  • Mehrsprachigkeit aller Text: Deutsch, Englisch, Französisch, Japanisch.
Laufzeit:

Lizenzabonnement für 1 Jahr mit automatischer Verlängerung

Preise:

Kostenlos für alle hinweisgebenden Personen. Preise nach Anzahl der Admin-Lizenzen unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten im Unternehmen.
Bis zwei Bearbeiter-Lizenzen: 59 EUR/Monat. Jede weitere Bearbeiter-Lizenz: 19 EUR/Monat

Abrechnung:

Abrechnung jährlich im Voraus

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Häufig gestellte Fragen

FAQ zum Hinweisgebersystem

Wann tritt das HinwSchG in Kraft?
Welchen Schutz genießt eine hinweisgebende Person?
Wer muss ein Hinweisgebersystem einrichten?
Welche Aufgaben haben Vertrauenspersonen und wer kann diese Aufgabe wahrnehmen?
Wie müssen die Meldekanäle des Hinweisgebersystems aufgebaut sein?
Welche Bußgelder drohen, wenn eine interne Meldestelle nicht eingerichtet und betrieben wird?

Wann tritt das HinwSchG in Kraft?

Das Hinweisgeberschutzgesetz ist am 02. Juli 2023 in Kraft getreten.

Welchen Schutz genießt eine hinweisgebende Person?

Das HinwSchG schützt hinweisgebende Personen, wenn diese im Zusammenhang mit ihrer beruflichen, unternehmerischen oder dienstlichen Tätigkeit Informationen über bestimmte Arten von Verstößen erlangen und diese an die jeweils zuständigen Meldestellen gemeldet oder offenleget haben. Hinweisgebende Personen dürfen im Zusammenhang mit ihrer Meldung vom Beschäftigungsgeber nicht benachteiligt oder diskriminiert werden und haben ein Recht auf Schadensersatz, falls sie durch die Meldung doch Repressalien erleiden. Deshalb muss die Identität der hinweisgebenden Personen durch die Meldestelle geschützt werden. Der Schutz der Identität besteht jedoch nicht, wenn die hinweisgebende Person vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße meldet. Informationen über die Identität von Hinweisgebenden dürfen unter bestimmten Umständen weitergegeben werden, z.B. auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden oder aufgrund gerichtlicher Entscheidungen. Hinweisgebende Personen können auch nicht für die Beschaffung von Informationen verantwortlich gemacht werden, sofern die Beschaffung oder der Zugriff auf solche Informationen nicht selbst eine Straftat darstellt. Die hinweisgebenden Personen sind jedoch zum Ersatz des Schadens verpflichtet, der aus einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Falschmeldung oder Offenlegung unrichtiger Informationen entstanden ist.

Wer muss ein Hinweisgebersystem einrichten?

Nach dem HinwSchG haben Unternehmen mit 50 oder mehr Beschäftigten ein Hinweisgebersystem einzurichten. Entsprechende Meldekanäle können intern betrieben oder extern von Dritten bereitgestellt werden. Für Unternehmen bis 249 Beschäftigten gilt nach Inkrafttreten des Gesetzes eine Übergangsfrist, wonach diese Unternehmen ihre internen Meldestellen erst ab dem 17. Dezember 2023 eingerichtet haben müssen.

Welche Aufgaben haben Vertrauenspersonen und wer kann diese Aufgabe wahrnehmen?

Die Vertrauenspersonen sind für die Entgegennahme und Bearbeitung der Hinweise und den Betrieb der Meldestelle zuständigen. Das Gesetz macht keine Vorgaben, welche Einzelpersonen oder Organisationseinheiten am besten als Vertrauensperson geeignet sind. Die Vertrauensperson muss ihre Tätigkeit jedoch unabhängig wahrnehmen können. Mögliche Interessenkonflikte sind auszuschließen. Die Vertrauensperson muss die notwendige Fachkunde haben und sollte die Aufgabe für eine gewisse Dauer ausüben, um ein sachgerechtes Arbeiten zu ermöglichen. In kleineren Unternehmen können interne Meldestellen von Beschäftigten mit einer Doppelfunktion, Leiterinnen oder Leiter der Complianceabteilung, Integritätsbeauftragte, Rechts- oder Datenschutzbeauftragte oder Auditverantwortliche ausgeführt werden.

Wie müssen die Meldekanäle des Hinweisgebersystems aufgebaut sein?

Die Meldekanäle sind so zu gestalten, dass nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständigen und unterstützenden Personen Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben. Das Hinweisgebersystem soll die Vertraulichkeit der Identität der Hinweisgeber und Dritter, die in der Meldung erwähnt werden, wahren und nicht befugten Mitarbeitern den Zugriff darauf verwehren. Hinweise müssen in Textform oder mündlich (z.B. per Telefon) aufgenommen werden können. Das Hinweisgebersystem muss den gesetzlich vorgeschriebenen Bearbeitungsprozess unterstützen: Eingehende Hinweise werden dokumentiert, geprüft und deren Eingang ist innerhalb von 7 Tagen dem Hinweisgeber zu bestätigen. Dauerhafte Speicherung der Wortprotokolle von Gesprächen mit den Hinweisgebenden und abrufbare Tonaufzeichnung benötigen die Einwilligung der hinweisgebenden Person. Hinweisgebenden sollen innerhalb von drei Monaten nach Eingangsbestätigung eine Rückmeldung zu Bearbeitung und den ergriffenen Folgemaßnahmen mit Gründen gegeben werden.

Welche Bußgelder drohen, wenn eine interne Meldestelle nicht eingerichtet und betrieben wird?

Unternehmen, die es versäumen eine interne Meldestelle einzurichten und zu betreiben, obwohl vorgeschrieben, können mit Bußgeld bis zu 20.000 EUR bestraft werden. Das Vergehen wird als Ordnungswidrigkeit behandelt. Lasen Sie daher Ihre interne meldestelle durch eine fachkundige und unabhängige externe Vertrauensperson betreuen.

Ihr Kontakt zu uns

Florian Wuttke LL.M. (Birmingham) FLORIAN WUTTKE
Florian Wuttke LL.M. (Birmingham)
Certified Data Protection Officer BCS/ISEB (UK)
Geprüfter betrieblicher Datenschutzbeauftragter (GDDcert. EU)

Florian Wuttke ist Ihr kompetenter Ansprechpartner für Fragen zum Hinweisgeberschutz und Vertrauenspersonen.

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